Zeven euro en een kwartje per minuut! Dat is wat in het afvoerputje verdwijnt bij een gemiddelde zinloze vergadering van afdelingshoofden, teammanagers en bedrijfsbobo’s. 7, 25 euro per minuut! Zie je de muntjes al rollen? Neem bijvoorbeeld deze boeiende situatie uit een managementvergadering ergens in een grijs kantoorgebouw in Haarlem.
Na wat geroddel en geklets opent de voorzitter de vergadering en loopt de agenda door. René, een kale dertiger met bril neemt daarna het woord en zegt droog “Tijmen, ik heb er eens over nagedacht en ik denk toch dat jouw afdeling dit project moet overnemen.” Om René heen beginnen mensen te zuchten en te steunen. Een meisje gaat alvast onderuit zitten, een man kijkt demonstratief uit het raam. Tijmen niet, die fronst zijn wenkbrauwen, trekt even aan zijn hippe baard en antwoordt: “René, daar kunnen wij niet aan beginnen wegens protocol B.” Een monoloog van 20 minuten volgt. De voorzitter probeert er tussen te komen, maar Tijmen zegt telkens, net zoals de gasten in Pauw en Witteman: “Laat me nu even uitpraten!” en gaat door. Gaap.
Terwijl alle leidinggevenden afdwalen naar hun komende vakantie of hun mail checken op hun telefoon, denk ik aan mijn opdracht. De bijeenkomst van 15 afdelingsmanagers observeren en achteraf tips geven voor een “efficiëntere vergadering”. Ik kijk om me heen, zie de nutteloosheid en sla aan het rekenen.
De vergadering duurt 2 uur en gaat over één onderwerp: welke afdeling gaat project Y op zich nemen? Er zitten 15 managers aan tafel die volgens mijn schatting bruto 50.000 euro per jaar verdienen. Dat betekent 4167 euro per maand voor 144 uur werken. Dat is 29 euro per uur. 29 euro x 15 managers x 2 uur = 870 euro voor de vergadering! Delen we dat door 120 minuten dan is dat: 7,25 euro per minuut! In mijn hoofd begint een denkbeeldige taximeter te tikken.
Het uiteindelijk verloop van de vergadering is schokkend. Na Tijmens monoloog, komt René met een verhaal van 10 minuten. Daarna discussiëren 4 deelnemers (11 mensen zeggen dus niets) nog een uur over de oprichting van een commissie om het werk beter te “stroomlijnen”. Op het eind vat de voorzitter de boel keurig samen. Resultaat = niets!
Dit zijn de twee grootste problemen
1. Niemand is zich bewust van hoe kostbaar de tijd is.
2. Tijmen en René praten te veel.
De week erop mag ik feedback komen geven. Eerst zet ik een speciale klok op tafel. Deze staat op 0, maar elke minuut komt er 7,25 bij. Dus 0 … 7,25 …. 14,5… 21,75… Zoveel geld kosten jullie samen per minuut,” zeg ik. “Oh!” Een kreet, wat monden vallen open en even is het stil. “Dat klopt niet,” zegt Tijmen. Ik laat hem de berekening zien op het bord. Hij heeft nog een paar kritische vragen maar is het uiteindelijk met me eens. (De teller staat inmiddels op 108,75 euro).
Daarna vraag ik aan de groep om te gaan staan en een rij te maken van de persoon die het meest praat tot het minst. Tijmen en René gaan ergens in het midden staan. “Ha, ha roepen de anderen. Jullie praten verreweg het meest. Hup naar links jullie!” Tijmen wordt rood en stapt opzij. René blijft koppig staan. “Ik zeg nooit wat.” De anderen lachen. Aan de mensen die nooit iets zeggen, vraag ik waarom niet. Ze antwoorden dat niemand naar hen luistert en dat het moeilijk is om er ertussen te komen. Tijmen en René kijken naar beneden.
Deze situatie is helaas typerend voor veel teams in Nederland, polderland, vergaderland. Een paar mensen praten erg veel en de rest zwijgt. Een eerste stap is om je hier als team en individu van bewust te worden (de voorzitter is heus niet alleen verantwoordelijk). Stap twee is elkaar er consequent op aanspreken. Vervolgens moet je of meer je mond houden, of meer meedoen. Hoe dat moet, kan ik deze sessie alleen niet meer behandelen. De teller staat op 616,25 euro en Tijmen wil nog wat anders bespreken.