Posted on

Gouden tijd-tip van de Amerikaanse President

Wat heeft geluk met tijd te maken? Of beter gezegd: met tijdgebrek? Veel mensen voelen zich ongelukkig als ze de hele dag van hot naar her rennen, van alles moeten en ’s avonds uitgeteld op de bank belanden. Maar niet getreurd, er is een simpele manier om je bomvolle agenda beter onder controle te krijgen. Daarvoor reizen we 55 jaar terug in de tijd, naar Washington in de Verenigde Staten…

Stress! Daar zit je als de machtigste man van de wereld in je ovalen kantoor. Het is donderdagochtend half negen, december 1955. Voor je gevoel heb je nog duizenden dingen te doen deze week en de druk is groot.

De belangrijkste zaken op je bordje zijn:

A. Het is je huwelijksdag, bloemen kopen voor je vrouw!
B. Je favoriete kruiswoordpuzzel in de New York Times lonkt.
C. Koude Oorlog met Rusland is er nog altijd.
D. Voorbereiden verkiezingen 1956.
E. Speech voorbereiden voor de opening van Disneyland vanavond.
F. De telefoon rinkelt. Het blijkt een vervelende oude vriend uit de oorlog te zijn. De
secretaresse vraagt of je hem wilt spreken.
G. De onbekende zwarte vrouw Rosa Parks is vanochtend vroeg gearresteerd in
een bus in Alabama. Het zorgt voor consternatie in het hele land.
H. Plattelandsvrouwen uit Texas zijn op excursie in het Witte Huis. Ze willen graag met je op de foto.

Waar begin je mee? Het is de Amerikaanse president Dwight Eisenhower die zelf een antwoord bedenkt:

“Most things which are urgent are not important, and most things which are important are not urgent.”Ofwel: de meeste urgente zaken zijn niet belangrijk en de meest belangrijke zaken zijn niet urgent.”

Hij begint elke ochtend met het invullen van de volgende matrix, die nu nog steeds zijn naam draagt:

matrix1

Dat doet hij zo. Achter elk onderwerp op zijn to do lijstje geeft hij cijfers van 1 tot 5 hoe urgent iets is en hoe belangrijk.

Voor het hierboven genoemde lijstje betekent dat het volgende:

A. Huwelijksdag: urgent 5, belangrijk 1 -vergeleken met de Koude Oorlog en rassenrellen is een bloemetje niet zo heel belangrijk dames;-)
B. Kruiswoordpuzzel: urgent 1, belangrijk 1 -Misschien zou Dwight het liefst hiermee beginnen…
C. Koude Oorlog: urgent 2, belangrijk 5 -de dreiging van de Russen was de reden voor Dwight om president te worden.
D. Verkiezingen 1956: urgent 2, belangrijk 5 -voor politici zijn de volgende verkiezingen altijd het belangrijkst.
E. Speech Disneyland: urgent 4, belangrijk 4 -de opening van Disneyland betekent veel exposure voor Dwight.
F. Telefoontje vriend: urgent 5, belangrijk 1 -belt die man nou alweer?
G. Rosa Parks: urgent 5, belangrijk 5 -rassenrellen dreigen in het zuiden van de VS.
H. Plattelandsvrouwen: urgent 3, belangrijk 1 -elke dag komt er wel zo’n groep.

Goed, de President gaat de onderwerpen nu invullen.

Matrix-2

Et voila: een prachtig overzicht van de prioriteiten van Eisenhower.

Zijn acties zijn als volgt:

1. Hij geeft zijn secretaresse de opdracht om zich te excuseren bij de plattelandsvrouwen en zijn oude vriend. Daarbij vraagt hij haar of ze bloemen wil kopen voor zijn vrouw. Dan zegt hij dat hij de komende twee uur niet gestoord wil worden.
2. Hij pleegt telefoontjes met Alabama en doet er alles aan om deze brand te blussen. Rellen tijdens zijn eerste ambtstermijn zijn wel het laatste wat hij wil! Dan neemt hij de speech door die hij vanavond gaat geven in Disneyland.
3. Hij roept de veiligheidsstaf binnen en bespreekt de stand van zaken betreffende Rusland. Is de Koude Oorlog nog wel koud?
4. Daarna vergadert hij met zijn campagneteam over de acties die hij nu al kan nemen voor zijn herverkiezing van volgend jaar. Alles op alles om president te blijven!
5. Het blijkt dat hij nog een kwartier over heeft voor zijn lunch met de First Lady. Tevreden pakt hij de New York Times en met een glimlach begint hij aan de kruiswoordpuzzel…..

Lessen van Eishower? Begin elke dag met het maken van deze matrix. Het kost je 5 minuten, maar levert je veel meer tijd op! Zorg dat je tijd niet weglekt naar kwadrant 3 en 4. Zeg nee of delegeer! Doe wat je moet doen in kwadrant 1, maar besteed je meeste tijd aan kwadrant 2. Daar win je de oorlog mee! En verkiezingen 😉

Posted on

niet doen: als makke schapen de regels volgen

“We snappen het niet, we hebben gewoon de regels nageleefd!” huilt de manager, een jonge vrouw die werkt in de zorg. Naast haar kijkt een iets oudere mannelijke collega droef. “Waarom zijn we als managementteam toch zo impopulair? Onze medewerkers willen zelfs niet meer met ons lunchen!” Tranen in een training zijn niet ongebruikelijk, maar deze aanleiding heb ik nog niet gehoord: regels naleven. Ik denk aan een week eerder.

Daar rijden we, het angstzweet breekt ons uit. Beneden wordt het ravijn steeds dieper, terwijl we zien dat de grond onder de smalle weg gedeeltelijk is afgebrokkeld door erosie. Het asfalt hangt soms in de lucht! Verder is geen hond te bekennen op deze kronkelweg. Een vangrails ook niet. Hoezo rustgevende vakantie in Griekenland?

Het navigatiesysteem heeft ons hier gebracht. Dit weet blijkbaar niet dat er een gloednieuwe weg is naar de plaats waar wij heen willen rijden. Het idiote is: wij weten dat wel! We hebben er net op gereden, maar zijn er even vanaf gegaan om te lunchen in een mooi dorpje. Nu we er weer uitrijden, heeft het systeem ons naar dit helse bergweggetje geleid. En hoewel iedereen in de wereld weet dat je dat niet 100% kan vertrouwen, zijn we het toch weer als een lammetje naar de slachtbank gevolgd.

Een parallel trekken tussen blindelings vertrouwen op je autonavigatie en gewoon de regels naleven in een organisatie, zou Johan Cruijff logisch vinden. In beide gevallen volg je een “autoriteit” en vergeet je zelf na te denken. De film Hannah Arendt die nu in de bioscoop draait, gaat daar ook over, hoewel de orde van grootte totaal anders is. De beroemde filosofe volgt de rechtszaak tegen de hooggeplaatste nazi Adolf Eichmann. Hij zegt onschuldig te zijn, omdat hij de heersende regels van Duitsland in oorlogstijd perfect heeft uitgevoerd. Arendt schrikt als ze Eichmann in levende lijve ziet en hoort. Hij is niet het monster uit haar fantasie, maar een burgerlijke bureaucraat die gewoon zijn werk heeft willen doen. “Dit had iedereen kunnen zijn en doen,” schrijft Arendt. Vandaar haar beroemd geworden frase: de banaliteit van het kwaad.

Terug naar de tranen in de trainingszaal. De jonge managers die ik voor me zie, willen ook gewoon “de regels naleven in de organisatie”. Na doorvragen blijkt dat ze de medewerkers de stuipen op het lijf hebben gejaagd door ze letterlijk in alles te controleren. Iedereen moet bijvoorbeeld op de minuut op tijd komen en alle protocollen perfect uitvoeren. Ook kijken ze presentielijsten na van bijeenkomsten van maanden geleden en checken ze wie wat heeft opgezocht op internet.

“Tjonge jonge, niemand wil toch zo op de vingers worden gekeken?” zeg ik. “Niet door een manager, niet door een moeder, niet door een collega.” “Maar we moeten ons toch aan de regels houden,” roept de jonge vrouw. ”Wat gebeurt er als wij de leidinggevenden de protocollen niet naleven!” zegt de ander.

Ik slik maar herinner me gelukkig het volgende stukje tekst uit het personeelshandboek van een andere organisatie. Onder elk protocol of regel staat daar: dit protocol is slechts een hulpmiddel en kan en mag nimmer de plaats innemen van het eigen denken en handelen van de medewerker. Het vergt een denkomslag bij mijn cursisten, maar ik weet ze te overtuigen. Het is dan ook één van de mooiste zinnen die ik ooit in een personeelshandboek heb gelezen. Een gouden regel die je kunt toepassen in de auto, in oorlogstijd en als manager.

Dit artikel verscheen ook in de Intermediair